Как работать удаленно и не потерять ощущение работы в команде?

Вот и прошел практически месяц с тех пор, как вся наша компания начала работать удаленно. Первоначальный стресс прошел, вместе с ним закончился и первоначальный азарт — азарт введения новых процессов авральными темпами и реорганизации уже существующих, работа с взволнованными и неуверенными в завтрашнем дне клиентами и сотрудниками, утряска вопросов по инфраструктуре… Многое было сделано, и мы фактически пришли к какой-то новой точке равновесия, когда рабочий механизм снова заработал как часы. Казалось бы, на этом можно и успокоится… Но, гложет какое-то чувство, что это — только первая волна проблем. Проблем технических и организационных, сиюминутных и решенных соответствующим образом.

Да, IT во многом находится в более выгодном положении по сравнению с другими отраслями — нам проще гораздо перейти «на удаленку». Ну а что? Взял рабочее окружение, а то и целиком весь ноутбук, или подключился по ремоуту на рабочую машину — вот и весь «переезд работы домой». Казалось бы, живи и радуйся… Но есть нюанс :)

В чем проблема?

Человек — существо социальное. Общаясь со многими коллегами из разных команд, практически всегда лейтмотивом проходит тема о том, что народ скучает по общению, по всем этим small talks за кофе, за посиделками вечером на кухне с пивом и пиццей (ну или вином и сыром — согласно личным предпочтениям), обсуждением новостей и автомобилей в курилке… Отсутствие «чувства плеча», ощущения «общего пульса» команды — вот то, что сейчас начинает становится проблемой. И, да, безусловно, команды каждый день общаются онлайн по всем рабочим вопросам, да, конечно же девчонки из HR и администрации делятся новостями и своим хорошим настроением по внутренней почте и на Facebook страничке компании… Но создается впечатление разобщенности, отсутствия вовлечения всех ребят в компании в саму жизнь компании. Компания — это же социальная организация. И непонятно, что же вообще, спустя какое-то время, будет означать «компания» для «сотрудника». Тут простой пример: если раньше, до изоляции, количество соискателей, которые были готовы или предпочитали работать удаленно, составляло от силы 10% от общего количества, то теперь, понятно, что это все 100%. Когда закончится карантин (а он закончится рано или поздно), то сколько из ребят захотят вернуться к офисному режиму работы? А если брать более глобально, то как повлияет повсеместная возможность работать удаленно после карантина и экономического кризиса на наш рынок труда? Чем вообще, кроме оплаты труда и технологиями в конкретном проекте, будет отличаться тогда компания А от компании Б? Как сохранять привлекательность компании для сотрудников и соискателей в таких условиях?

Что можно сделать прямо сейчас?

Все эти вопросы еще предстоит решить. Но, как и во многих других делах, уже сейчас надо делать small steps. И одним из таких маленьких шажков стало решение о внедрении какой-то общей системы общения и взаимодействия для всей компании, расширяющей просто рабочие чатики до чего-то большего, до системы социализации. Ведь скайп-митинги на 150 человек не устроишь, да и смысла в этом нет. А email рассылка является, скорее, средством оповещения, а не общения. Так что, потребность налицо. Осталось только решить, чем эту потребность закрыть, какую систему выбрать.

Из чего выбирать?

Быстро проведя поиск и кратко ознакомившись со списком функционала, решено было уделить внимание трем самым известным платформам — Workplace от Facebook, Microsoft Teams и Slack. Почему такой выбор? Ну, с Workplace все понятно — ищем же, по сути, социальную сеть, только для отдельно взятой компании. Slack у всех на слуху был пару-тройку лет назад, как мощная альтернатива традиционным чат-приложениям. Ну а Teams уже просто всплывает как альтернатива первым двум при поиске. Ну и сразу же стоит отметить, что вопрос коллаборации на уровне документации, планирования, task and bug tracking, source control и прочих сугубо технических вопросов, уже не стоит. Это уже все, естественно, есть, давно, работает. Так что больше вопрос стоит об организации общего пространства общения, шаринга новостей от компании и между собой, болталок-флудилен, в конце-концов — всего того, чего мы разом лишились, перейдя на удаленку.

Итак, во всех системах были зарегистрированы тестовые триальные аккаунты, установлены «толстые» и мобильные клиенты, и в перерывах между решением основных задач или даже в рамках общения по ним, была сделана попытка оценить, насколько удобно и эффективно пользоваться той или иной системой. Естественно, я не претендую на полный и исчерпывающий анализ функционала их всех, равно как и на описание абсолютно всех плюсов и минусов каждой из них, тем более, что многие из них зависят от личных предпочтений и конкретных сценариев использования. Скорее, это обзор того, что понравилось, что не понравилось через личную призму восприятия и личное представление о том, что же хочется получить.

Что хотим получить?

Итак, что же вообще хочется получить? Я выделил, по сути, семь больших категорий, исходя из моего понимания того, что же я хотел бы получить:

1. Наличие и функциональность десктопных и мобильных приложений
2. Развитая система коллективных и персональных чатов
3. Поддержка аудио- и видеоконференций
4. Наличие ленты событий/«досок объявлений» для уровней команды и всей компании
5. Развитость системы нотификаций (мы же не хотим, чтобы рабочие вопросы проверялись по принципу «а сейчас почитаем что же там нового в Facebook)
6. Интеграция с другими системами и приложениями (рабочий календарь, Jira, Confluence, всякие git-ы)
7. Дополнительная функциональность.

Начнем с начала :). Так как мы говорим о повседневном рабочем инструменте, немаловажным фактором является наличие десктопных и мобильных приложений. Не будем же мы все время проверять какую-то одну из десятков вкладок браузера. В этом отношении формально у всех рассматриваемых систем паритет, поскольку все они предлагают версии приложений для платформ Windows, MacOS, Android и iOS (возможно, некоторые еще предлагают программы и для Linux, но я этому внимания не уделял; также не смотрел на MacOS версии, так что там могут быть свои ограничения). А существенным отличием является то, что, в то время как Teams и Slack предоставляют практически полный набор функциональности в своих мобильных и десктопных версиях, у Workplace от Facebook все сложно :). Во-первых, следуя своей традиции, мобильных приложения два: одно для просмотра ленты, второе — для чатов. «Очень удобно». Во-вторых, десктопное приложение поддерживает только чаты. Также оно показывает уведомление о событиях в ленте, но при клике на такое уведомление сам пост открывается в браузере по умолчанию. В общем, по реализации «толстых» клиентов решение от Facebook выглядит наименее интересным.

По остальным категориям, проведя с этими системами пару недель, и пытаясь отметить все моменты, получилось вот такое сравнение:

Что в итоге?

Что же можно сказать по результатам? Да, собственно, чуда не произошло, и каждая система более сильна в той дисциплине, в которой у разработчика больше всего опыта.

Workplace

Workplace больше всех похож именно на соцсеть, с явно выделенной лентой постов, что хорошо, конечно, только непонятно, как туда завлечь пользователя, потому что чаты — наиболее часто используемая функциональность — вообще по сути никак не интегрирована с постами. А сама функциональность чатов здесь выглядит наиболее слабой (чего стоит отсутствие возможности редактировать сообщение — мы же люди, мы делаем ошибки). Нет возможности посмотреть, а не занят ли человек сейчас разговором или он не на месте, так как статус автоматически не обновляется. Свой статус можно поменять только вручную, причем, только в браузере или мобильном приложении, но не в desktop-приложении. Среди прочих особенностей и ограничений: слабые возможности форматирования текста в сообщениях, аудио/видео звонки не работают в Firefox, долгое время подгрузки истории сообщений при скролле вверх, при этом актуальная отображаемая страница достаточно мала, workplace пропускает все ссылки, которыми вы делитесь в чатах, через свою аналитику (формирует ссылки вида https://l.workplace.com/l.php?u=https%3A%2F%2Fgoogle.com%2Fd). Ну и особые нарекания вызывает механизм нотификаций о событиях. Ну, то есть, пользоваться можно, если толстый клиент не сворачивать в трей. Тогда на кнопке приложения в панели задач Windows цифрой перед названием Workplace будет отображаться сколько у вас есть новых сообщений. А иконка приложения в tray остается всегда одинаковой, и никаким образом не уведомляет вас о том, что произошли какие-то события. А ведь мы говорим о платформе, которая, по сути, должна держать фокус внимания человека, поскольку это — основной рабочий инструмент общения. И вот тут на сцену выходит Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Нотификации в Microsoft Teams проработаны хорошо и гибко настраиваются. Тут и расписание «не беспокоить», и нотификации в system tray, и в центре уведомлений, и по почте. Также очень важна функциональность, когда прямо в списке контактов отображается, что человек сейчас занят, поскольку у него звонок или активная встреча, так как Teams «видит» события в Outlook календаре. Да и в целом, Microsoft традиционно сильна в том, что касается интеграции своих продуктов. И, поскольку на работе мы используем MS Office suite, включая Exchange для почты, то, получается, что можно вообще все коммуникации проводить из MS Teams — создавать события в календаре, отправлять почту из/в чаты, совместно работать надо офисными документами прямо в приложении (загружаются web-версии соответствующих офисных приложений). Сама возможность создавать дополнительные вкладки в чатах, в которых можно размещать разные документы и приложения — это здорово. Дополнительные возможности интеграции с внешней телефонией вообще позволяет сделать из Teams общее коммуникационное решение для всей компании, включая коммуникации с людьми из внешних организаций. А чего стоит ускорение работы при помощи сочетаний клавиш и собственной «командной строки» (олды тут?).

Слабой же стороной MS Teams, на удивление, является функциональность чатов. Начнем с того, что попросту невозможно процитировать сообщение (ответить на специфическое сообщение) в десктопном и браузерном вариантах. Причем, что больше всего удивляет, эта функциональность доступна в мобильной версии, а также и в десктопном приложении и браузере для “чатов” в каналах общения команд, но только не в простом чате. Как мне кажется, это одна из важных вещей для организации нормального общения в чате, особенно для больших команд. Также не получится в браузере и в десктопном приложении переадресовать сообщение. Ну и полностью отсутствует функциональность установки напоминаний о сообщении (чтобы не забыть вернуться к нему позже) — для рабочего чата это важно!

Зато в Microsoft подумали над тем, чтобы было возможным «достучаться» до необходимого сотрудника — есть аж два уровня важности сообщения, в зависимости от чего будет либо установлена пометка «Важно!» для сообщения, либо же вообще нотификация о сообщении будет повторяться многократно в течение 20 минут. Также удобно представление чатов в виде двухуровневого дерева «команда — канал общения», что для больших компаний со множеством команд является достаточно важным инструментом дабы не потеряться в куче каналов. В общем, вроде есть полезные вещи, которые уникальны именно для Teams, но, в то же время, отсутствуют прямо-таки базовые вещи.

Как будто в противовес недостаткам функциональности текстовых сообщений, MS Teams предоставляет отличные возможности для аудио/видео конференций. По субъективному мнению, качество аудио в разговорах по Teams была лучше среди конкурентов. Также порадовала возможность записывать звонки, что для рабочих совещаний может быть очень полезным. Такие записи потом можно помещать в посты через платформу Microsoft Stream, что может быть неплохим инструментом для проведения обращений, видеоуроков или презентаций для целых команд или всей компании. В общем, за видеоконференции — зачет.

Slack

Теперь о Slack. Тут просто классная чатилка! Есть практически все, что нужно. Не хватает только, пожалуй, информации о прочтении сообщения да отсутствие возможности группировать каналы по командам (с другой стороны это поправимо посредством унифицированного принципа наименования каналов). Просто killer-feature является возможность создавать threads (по сути, отдельная ветка обсуждения внутри чата), что является просто очень классной функциональностью для подробного обсуждения отдельных моментов, не смешивая контекст. По сути, это более функциональная замена механизму ответа на конкретное сообщение.

Есть в Slack и ускорители работы при помощи команд, которые можно использовать прямо из поля ввода текста в чате.

А вот на что можно пожаловаться — это слабые встроенные механизмы видео- и аудиоконференций. Поддерживается максимум 15 участников и нет встроенного механизма записи конференций.

Ну и самое главное — в Slack практически не наблюдается какой-то социальной составляющей. Да, есть каналы, да, можно создать таковые и на всю компанию, и для отдельных команд. Но какой-то отдельной функциональности, где можно было бы увидеть весь информационный поток компании в целом — этого здесь нет. Slack, прежде всего, очень продвинутый мессенджер.

Заключение

Как видно, в каждом из инструментов есть свои преимущества и недостатки. Честно говоря, ни один из инструментов лично меня не вдохновил на то, чтобы сказать: «Да! Это именно то, что надо!» и кинуться платить деньги за подписку. Workplace порадовал меньше всего. Вдобавок к слабому функционалу он еще и достаточно невыразителен визуально в своем desktop исполнении. Его мобильные клиенты, если не принимать во внимание глупость с необходимостью переключения между приложением-мессенджером и приложением-всем-остальным, выглядят достаточно неплохо, дают полный функционал, но, опять-таки, мы здесь говорим про рабочий инструмент, а это, все еще, вотчина персонального компьютера в каком-либо его исполнении.

Microsoft Teams порадовал своими широкими функциональными возможностями. По сути, это приложение может собой заменить все остальные офисные инструменты — мессенджер, почтовый клиент, текстовый и табличный редакторы, средство для презентаций, средство для внешних коммуникаций — конечно же, при условии, что эти приложения у вас уже куплены ;). А при помощи установки интеграции с дополнительными приложениями Teams может стать вообще единой средой для работы как с документацией и проектным планированием, так и с кодом. Но вот в области мессенджера его функциональность страдает, по сути, из-за пары маленьких нюансов. В остальном это решение понравилось больше остальных.

Slack больше всего понравился своим дизайном и отличным функционалом работы с сообщениями в чатах. При помощи интеграции с внешними приложениями он тоже может стать мощным инструментом для полноценной работы всей компании. Жаль, что в нем нет встроенной синхронизации с календарем Outlook, возможности записи конференций и ограничения на размер конференций. В остальном же Slack — фаворит среди рассмотренных решений.

Жми, чтобы найти больше статей и информации о компании SYTOSS!